Fidoo: projektové výdaje pod kontrolou na pár kliků

Společnosti, které zjednodušují správu finančních údajů ve firmě, také řadíme k fintechům. Většinou kombinují moderní technologie, digitalizaci a automatizaci s vysokou uživatelskou přívětivostí. A protože jsme se jim poměrně dlouho nevěnovali, pokusíme se více přinášet i informace a novinky z této fintechové oblasti.

Schvalování výdajů je většinou zdlouhavý proces, zejména u velkých firem, kde je struktura schvalování složitější. Společnost Fidoo dlouhodobě poskytuje nástroj, který toto umí zefektivnit. Jenže různé firmy mají na schvalování výdajů různé požadavky, a tak Fidoo vyslyšelo jejich přání a přináší vedle možnosti schvalování „po týmech“ také nový mód schvalování „po projektech“. Zjednodušeně řečeno pak uvidíte veškeré projektové výdaje na jednom místě, což výrazně usnadní jejich kontrolu.

V aplikaci Fidoo lze všechny typy jednotlivých výdajů, ať už jde o účtenky, faktury, platby Fidoo kartou či řadu dalších, snadno evidovat a následně pro ně mít nastavený efektivní proces správy.

Týmové schvalování představuje proces, kdy je určen schvalovatel – většinou manažer týmu, který schvaluje výdaje v rámci svého týmu a má nad nimi tak kontrolu.

Projektové schvalování umožňuje sledovat výdaje a cesťáky k určitému projektu. Změna se týká i role schvalovatele, kterým nemusí být manažer týmu, jako tomu bylo doposud, ale ve většině případů projektový manažer, který má daný projekt na starosti. Projektové schvalování ovšem může fungovat i jako schvalování přes nákladová střediska – „projektem“ je pak konkrétní nákladové středisko, vlastně kasička (například IT nebo marketing) s budgetem určeným typicky na jeden rok. Výdaje přiřazené do tohoto nákladového střediska pak postupně budget ukrajují.

„Projektové schvalování dává smysl takovým firmám, které dodávají projekty zákazníkům. Nezáleží na tom, jestli jde o stavbu, tvorbu reklamního videa nebo IT nástroj. Základní parametr tvoří fakt, že všechny náklady, které vedou k realizaci daného projektu, musíme někde zohlednit. Projektoví manažeři mohou mít na starosti více různých projektů, kdy chtějí mít kontrolu a přehled nad čerpáním financí každého z nich zvlášť. Do projektů rovněž často vstupují lidi zvenčí jako IT odborníci, dělníci, herci apod. Kdybychom si měli vymezit obory, kterých se týká projektové schvalování především, patří mezi ně stavebnictví, filmové produkce, marketingové agentury nebo IT. Na druhou stranu sem spadají i velké korporace, kde se na bázi projektů účtuje interně – najímají se konzultanti, řeší se cestovní náhrady, materiál, zasedačky, hotely apod. To všechno chtějí tyto firmy zastřešit pod konkrétní projekt a řídit jeho náklady,“ říká Petr Herzmann, CEO Direct Fidoo.

„V současnosti si naši uživatelé ve Fidoo spojují v průměru téměř 10% všech svých výdajů s definovanými projekty či zakázkami. Věříme, že nová funkcionalita bude našim uživatelům pomáhat a využívání „Projektů“ ve Fidoo pro kategorizaci a řízení svých projektových nákladů bude ještě intenzivnější, “ dodává Petr Herzmann.

Využití projektového schvalování cílí také na firmy, kde bychom to na první pohled nemuseli čekat. Třeba sportovní oddíly, které využívají dotace. Dotace se totiž stejně jako projekt vztahují také k určitému budgetu na konkrétní účel. Daný budget nesmí být překročen, což je něco, co se dá právě prostřednictvím projektového schvalování uhlídat.

Další takové nečekané odvětví představují neziskovky, které mohou pracovat také na projektové bázi. Udělají například deset projektů za rok, kde potřebují využívat různé lidi a nástroje, a následně za ně vykázat náklady a vyúčtovat je v rámci daného projektu.

„Možnost schvalování projektů pro nás byla stěžejní, jelikož naši producenti mohou pracovat na více projektech a výdaj je nutné řádně identifikovat a schválit tou správnou cestou. S řešením od Fidoo jsme spokojeni, testujeme dle našich nároků a požadavků a už se moc těšíme na třešničku na dortu ve formě grafů a možnosti sledování u Projektového schvalování a na další funkce, které Fidoo vyvíjí,“ uvádí Radek Wrana, finanční manažer společnosti Stillking films.

Projektové i týmové schvalování lze používat na počítači i v mobilu. Finanční ředitel či ředitelka společnosti pak díky projektovému módu může mít na jednom místě přehled o výdajích všech projektů v reálném čase.

Schvalování samozřejmě může být nastavené i limitně tj. malé částky jdou přímo za účetní, a teprve od nastaveného limitu schvaluje výdaje projektový manažer. Schvalování může být jedno nebo dvouúrovňové anebo dokonce firmy mohou mít evidenci výdajů zcela bez schvalovatele, pak jdou výdaje přímo na účetní.

Fidoo v současné době sbírá další podněty k vylepšení schvalování a připravuje komplexní grafy a dashboardy, které budou přehledně ukazovat stav jednotlivých projektů.

O společnosti

Direct Fidoo a.s. má na českém trhu již stálou klientelu, kam patří například Stillking Films, ŠKODA AUTO nebo Economia. Fidoo představuje propracovanou službu, která klientům umožní zaplatit kartou jakýkoliv výdaj a vyfotit účtenku fotoaparátem jejich smartphonu. Výdaj přímo v aplikaci schvaluje nadřízený a přes propojení do účetního systému dochází k zaúčtování výdaje. V případě služebních cest se do vyúčtování zařadí i výdaje za stravné, zálohy za ubytování či letenky a jízdné. Aplikace pak vše automaticky propočítá a přenese data přímo do účetního softwaru. Veškeré zmíněné procesy jsou tak urychleny a bez zbytečného papírování.

Zdroj: fidoo.com