Reklama

Chytřejší digitalizace účetnictví s Digitoo – rozhovor s Karin Fuentesovou

19. 1. 2022 – | Doba čtení: 7 min

Karin Fuentesová
Zdroj: Karin Fuentesová

Účetní profese patří k těm nejtradičnějším a zdánlivě funguje dost přímočaře: zaplatím, vezmu si stvrzenku, tu si hodím do digitálního účetního systému. Jednoduché. Vše možné se již zdigitalizovalo a není zde víc co řešit. Jenže opak je pravdou a firemní účetnictví díky rozmanitostí procesů, které zahrnuje, patří k nejméně digitalizovaným odvětvím na trhu. Digitoo vstoupilo na český trh v září, aby plnilo poslání chytřejšího způsobu digitalizace účetnictví.

Karin Fuentesová, zakladatelka nástroje pro digitalizaci účetních procesů Digitoo, se s námi sešla, aby vyprávěla o svém snu digitalizace českého účetního světa.

Co je Digitoo? Jedná se o online účetní systém?

To je dobrá otázka, protože všichni, když slyší pojem o digitalizaci účetnictví, si myslí že se jedná o účetní systém. Není tomu tak. My digitalizujeme celý proces před tím. Ten je, ačkoliv se to nezdá, docela komplikovaný a časově náročný.

Než se faktura dostane do účetního systému, tak s ní musí pracovat obrovské množství lidí: jelikož v 58% případů stále chodí v papírové podobě, někdo ji musí naskenovat, pokud přijde elektronicky, pak je zde člověk, který musí roztřídit příchozí poštu v e-mailu, u větší firmy je to práce na plný úvazek. Pak se faktura musí evidovat do seznamu v excelu, archivovat a často někdo v té firmě musí příchozí fakturu schválit. Účetní, když se jí konečně účtenka dostane do ruky, musí doklad otevřít, zkontrolovat a manuálně zadat do účetního systému, který někdy bývá poměrně náročný na ovládání. Musí také kontrolovat počáteční evidenci, aby zjistila, že jí nějaké faktury chybí, takže začíná obvolávat kolegy a fakturu shánět. A najednou je ta faktura je pro firmu vlastně strašně drahá.

My to měníme tak, že jsme vyvinuli aplikaci, která řadu těchto úkonů zjednoduší, automatizuje nebo úplně odstraní. Spolu s klientem zařídíme, že všechny faktury, které denně chodí od dodavatelů, budou zasílány na specializovanou emailovou adresu, odkud automaticky propadnou do našeho systému. Najednou se nemusí zapojovat všechno to množství lidí, protože faktura přímo od dodavatele se dostane k nám, kde se nejdříve vytěží sítí s umělou inteligencí. Pak dojde k její počáteční evidenci, schválení, archivaci, a nakonec se pošle do účetního systému.

Proč zrovna digitalizace účetnictví? Určitě by se našlo další odvětví, které to žádá možná i ve větší míře.

Já jsem od svých 24 let pracovala jako hlavní účetní. A už tehdy mi vadilo, kolik času lidé tráví jednotlivými účetními procesy, tak jsem se je snažila automatizovat. Nakonec jsem skončila u Rossumu, protože jsem si úplně zamilovala jejich produkt na vytěžování dokumentů. Také se mi zamlouvala jejich platební politika, kdy si firma nemusela kupovat zbytečně drahou licenci, pokud to nepotřebovala. Nabídla jsem jim možnost konzultace ve svém volném čase zdarma. Oni mi místo toho nabídli pracovní místo. Pracovala jsem na budování data setů pro jejich neuronovou síť, a zrovna v té době začali dosahovat na svou 90% úspěšnost.

Nakonec jsem z Rossumu odešla, protože jsem chtěla realizovat svůj sen, aby podobný systém mohl mít k dispozicí každý. Tak vzniklo Digitoo, kde jsme začali stavět nové řešení, které prvotně vycházelo z principů integrace řady existujících řešení, a my jsme vystupovali jako integrátor. Nicméně nebylo to moc dobré, všechny stížnosti s výpadky cizích systémů padaly na naši hlavu.

Ve finále si náš tým uvědomil, že implementovat podobný OCR (Optical Character recognition) systém s AI není zas taková věda a budeme to mít ve vlastních rukou. Sešlo se několik AI týmů, já jsem měla zkušenosti s prací s datasety pro neuronové sítě a asi za půl roku, ačkoliv to bylo velmi náročné, jsme měli připravené řešení, které mělo dostatečně dobré výsledky. Teď nás je v týmu přes třicet. A 15. září vyšel náš produkt ven, takže nás začalo používat prvních 120 klientů v pilotním provozu.

Váš produkt disponuje umělou inteligencí. Jakým způsobem mohou spolupracovat AI a účetnictví?

OCR rozpozná znaky na dokladu a převede je do digitální podoby, následně naše technologie určí pozici textu a hluboké neuronové síť rozpozná o jaký typ údaje se jedná. V podstatě funguje jako člověk, který přečte fakturu, rozpozná údaje a přepíše je manuálně do nějakého systému. Naše řešení je vlastně taková junior účetní.

Nyní jsme přidali angličtinu a pracujeme na němčině a obecném řešení, které nebude tolik řešit jazyk dokladu.

Takže jste vyvinuli celé vlastní AI OCR řešení?

Samotná OCR technologie je v dnešní době volně dostupná, například Google nabízí vlastní řešení. OCR, který používáme, je dostupný jako opensource, takže jsme na základě licenčních podmínek tento kód převzali a upravili dle vlastních potřeb. Ale ta nejtěžší část, která vlastně klasifikuje, co je na tom celém řešení vyloženě naše, tak to je machine learning ke klasifikaci dat, která jsou výstupem z OCR.

Zdroj: Digitoo

Jak dlouho trvá naučit AI nový jazyk nebo nový formát vstupních hodnot?

Co se týče formátu, tak pokud jsou mezinárodní – mají jednoznačné dané pravidlo a takové hodnoty jsme už naši AI naučili v rámci českého jazyka. Podporujeme formát mezinárodních plateb s IBAN účty a cizoměnovými položkami.

Každý nový jazyk nebo úplně nová textová položka na faktuře trvá jednotky týdnů. Standardně by to mělo trvat několik měsíců, ale máme propracované data feedy, takže při velkém množství vstupních dat ten proces je ukončen dříve. Třeba slovenštinu jsme měli hotovou za 14 dní. Teď už připravujeme data v angličtině a za pár týdnů bychom měli mít model, který rozpozná většinu údajů bez nějaké hlubší znalosti daného jazyka, následně si pak chceme hrát pouze se zvýšením přesnosti jazyků jako je němčina, polština, maďarština a další.

Je to velký rozsah dat. Jak taková vstupní data získáváte?

Většinu dat si získáváme od našich partnerů, kteří jsou vesměs naši větší klienti. V rámci jednání o ceně často nabízíme slevu za službu, když nám poskytnou své faktury pro účely naučení AI. Například když mají cca milion faktur za rok, tak mohou dostat přístup na půl roku nebo rok zdarma, během kterého máme možnost trénovat náš algoritmus.

Ten samotný proces učení pak vypadá tak, že máme algoritmus, který rozpoznává šablonu faktur a dokáže je správně zařadit, a pak jednotlivé faktury zasíláme do data setů, kde už probíhá značkování neboli labelování každé faktury. Pokud je ta faktura z nějakého důvodu špatná, tak se z toho data setu smaže nebo se přeskočí.

Zmínila jste úspěšnost rozpoznávání 98%. Není svět faktur místo, kde je jenom 100% jediné přípustné?

Realita je taková, že když jsme zkoušeli zahraniční produkty, počínaje Goole AI a podobně, tak jsme se dostali na přesnost zhruba 60-70%. Řadu položek faktury takový program ani nebyl schopen rozpoznat.

My to naše řešení ve dvou podporovaných jazycích dotáhli na 98%. Každopádně algoritmus rozšiřujeme o funkcionalitu, která nám umožní dosáhnout 100% u dodavatelů, jejichž faktury náš systém již viděl. Je to postavené na tom, že si aplikace pamatuje předchozí manuální vstupy uživatele, když doplňoval chybějící položky na faktuře. Takže u dalšího použití je aplikace schopná uživateli tyto hodnoty rovnou nabídnout a on je vybírá na jeden klik. Čím déle se aplikace používá, tím přesnější data budeme uživateli nabízet. Teď máme toto řešení ve fázi testů na větších objemech dat skutečných uživatelů.

Kdo jsou vaši zákazníci? Od kolika faktur je Digitoo pro mne výhodné?

Máme to postavené tak, že do 600 faktur za rok je naše řešení úplně zdarma. Pro menšího živnostníka je to návratné v podstatě okamžitě, my z toho máme přistup k datům, na kterých můžeme trénovat naši síť.

Větší firma platí za množství faktur, takže si nekupuje pevně stanovenou licenci, ale kolik spotřebuje, tolik zaplatí. Nabízíme také možnost koupit si kredit tisíce faktur na rok a čerpat ho dle aktuální potřeby. S takovým nastavením jsme se stali dostupnými i pro malé a střední firmy, a je to přesně to, o co jsme usilovali.

Jak složitá je integrace na Digitoo, obzvlášť pro malé podniky?

Celá integrace je velice jednoduchá. My jsme ten proces schválně šili na míru účetním v různých věkových kategoriích tak, aby jím každá dokázala jednoduše projit. Nejdříve si založí účet, kde vyplní pár údajů, pak zvolí účetní program, na který se chce napojit, a už může posílat fakturu. Celé to propojení a nastavení trvá zhruba 6 minut.

Jsme ale připravení i na uživatele, kteří si nechtějí pouštět ukázkové video a sami to klikat. Přímo v aplikaci si s námi lze sjednat online schůzku a pak spolu celý proces projít a aktivovat.

Podporujete hodně účetních systémů?

Podporujeme sedm účetních systémů, takových jako Pohoda, Money, Kros a podobně. Nicméně vyhlásili jsme stopstav a více se zaměřujeme na doladění stávajících integrací, a to zejména Helios, kde zákazníkům šetříme nejvíce času a Pohodu, což je nejrozšířenější systém v ČR, kde spolu s klienty ještě odchytáváme nějaké mouchy. Také musíme dostatečně svižně reagovat na jakékoliv změny v již integrovaných systémech, takže jdeme spíš po kvalitě než kvantitě.

Pracujete s účetními firmami, ale také se SME firmami z jiných odvětví. Jakým problémům musíte čelit u nových klientů?

Spolupráce s účetními firmami je v pohodě, protože stojí o inovace a jsou otevřené změnám. Uvědomují si, že lidská síla je drahá, a mají zájem zefektivňovat práci svých lidí. Pro ně je mnohem větší přidaná hodnota, když jejich účetní bude poskytovat konzultace klientovi než někde přepisovat faktury. Často mají vlastní IT oddělení, kde jsou připraveni na to, že nová integrace nemusí být hotová za hodinu. Stejně tak to mají nastavené velké firmy.

Překvapivě jsou tím nejobtížnějším klientem malé a střední firmy. Často chtějí mít všechno hned a funkční na první dobrou, někdy to mají dokonce zadarmo, a ještě vám za to nadávají. Kolikrát jsou příliš nedočkaví. :-D. Proto máme v našem týmu lidi, kteří dobře rozumí nejen IT, ale také účetním procesům, jelikož musíme umět také odborně poradit a vysvětlit, jak bude zdigitalizované účetnictví nově fungovat.

Po Česku bude následovat digitalizace Slovenska?

Překvapivě si myslím, že my dříve dokážeme zdigitalizovat Slovensko než Česko, protože Slováci jsou hladovější po technologiích a nemají tak fragmentovaný trh účetních systémů. Je zde jeden hlavní účetní systém, který používá zhruba 90 tisíc firem. Ale i ta společnost celkově je mnohem víc otevřená komunikaci. V Česku vás každý rovnou bere jako konkurenci.

V čem se odlišujete od své konkurence? Jaké jsou vaše silné stránky?

Tím, že náš tým nezahrnuje jen IT specialisty, ale také účetní specialisty, jsme schopni pomáhat i malým a středním podnikům, kde je taková kombinace znalostí skoro vždy zapotřebí. V návrhu systému jsme vycházeli odspoda nahoru, tedy od konkrétních lidí a konkrétních potřeb a problémů, což nám pomohlo navrhnout dostatečně uživatelsky přívětivý systém pro ty, kteří ho budou skutečně používat. SME trh v oblasti digitalizace má nesmírný potenciál, přestože víme, že to bude delší cesta, ale chceme na to jít pořádně.

Jaké jsou vaše plány a vize do budoucna?

Rozhodně chceme získávat zahraniční investice, aby se nám otevřely dveře do světa. Nicméně náš startup nevznikl s cílem být unicorn, působící hlavně ve světě, ale abychom vyřešili problémy našich klientů, se kterými jsme byli v dennodenním kontaktu, řadu z nich znám osobně. Moje ambice je pořádně to udělat tady, v Čechách, a až přijde čas, tak se zjistí, že ono by to vlastně mohlo fungovat i jinde.

Děkujeme za rozhovor a přejeme hodně úspěchů v podnikání.

Další doporučené články

Seed Starter ČS uspořádal Silicon Valley Camp

Seed Starter ČS uspořádal Silicon Valley Camp

Seed Starter České spořitelny umožnil několika startupům zúčastnit se v Praze akceleračního programu v kooperaci s odborníky ze společnosti USMAC, která do Silicon...
6. 10. 2022 – Doba čtení: 3 min

Julia Gorbatiuc

má dlouhodobé zkušenosti z bankovnictví, ale v poslední době dává přednost práci pro start-upy

Další články autora